Pubblica la versione approvata in un unico posto di cui tutti si fidano

La pubblicazione è la fase in cui un documento passa da "in lavorazione" a "in vigore". È anche la fase in cui la maggior parte delle organizzazioni ha il gap più grande. I documenti approvati restano nell'email di qualcuno. Le vecchie versioni rimangono visibili accanto a quelle nuove. Reparti diversi finiscono per agire su edizioni diverse della stessa policy. La pubblicazione dovrebbe essere la fase più banale del ciclo di vita, e in molte aziende è la più caotica.

In docs365.ai, la pubblicazione è automatica e da un'unica fonte.

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Cosa succede nel momento in cui l'ultimo approvatore firma

Quando l'approvatore finale completa il flusso di approvazione, tre cose avvengono automaticamente, in ordine:

1. Il documento viene convertito in PDF. I documenti Word vengono specificamente convertiti; i file sorgente PowerPoint, Excel e PDF sono supportati come tipi di documento ma vengono pubblicati nel loro formato originale (vedi sotto).
2. Il documento viene spostato nell'area pubblica della libreria. Si tratta di una zona separata all'interno della stessa libreria, visibile a un pubblico più ampio rispetto alla zona di modifica — la zona di modifica è dove il documento veniva redatto e approvato, e la zona pubblica è dove gli utenti finali consumano i documenti pubblicati.
3. I metadati vengono aggiornati. Data di pubblicazione, stato di approvazione e il numero di versione approvato diventano i valori che gli utenti finali vedono.

Nessuno deve ricordarsi di esportare, copiare, caricare o ricondividere nulla. Nel momento in cui l'approvazione si completa, il documento è pubblicato.

Due zone, una libreria — l'area pubblica e quella di modifica

Ogni area di Gestione Documentale nell'organizzazione contiene due zone:

• L'area di modifica. Dove i proprietari di documenti redigono, co-creano e portano i documenti attraverso l'approvazione. Limitata dai permessi SharePoint alle persone che devono lavorare sui documenti. Gli utenti finali non vedono questa zona.
• L'area pubblica. Dove l'intero pubblico di quel reparto — o di tutta l'azienda, a seconda della configurazione — consuma i documenti pubblicati. Gli utenti finali vedono solo la versione approvata più recente di ogni documento, con data di pubblicazione e stato visibili. Non vedono bozze, versioni rifiutate o approvazioni in corso.

Tecnicamente, l'area di modifica è configurata come un sotto-sito del sito pubblico. È così che il sistema riesce a spostare automaticamente un documento approvato dalla bozza alla pubblicazione senza che l'utente faccia nulla manualmente.

Come appare la pubblicazione a un utente finale

Un utente finale — qualcuno che legge le policy ma non le redige — arriva sull'area pubblica della libreria di un reparto. Vede un elenco ordinato dei tipi di documento (SOP, istruzioni operative, policy, manuali, tutto ciò che il reparto pubblica) e all'interno di ogni tipo, i PDF approvati correnti. Ogni documento mostra:

• Titolo e codice protocollo.
• Stato (Pubblicato / Archiviato).
• Data di pubblicazione.
• Metadati filtrabili — lingua, categoria, pubblico applicabile, tutto ciò che il cliente ha configurato.

Cliccano sul documento. Vedono il PDF. Ottengono la versione corrente e canonica. Non devono indovinare quale versione sia la più recente perché ce n'è solo una.

Supporto dei formati file — cosa si converte automaticamente, cosa no

docs365.ai supporta Word, PowerPoint, Excel e PDF come tipi di documento nativi su ogni piano.

• Word. Auto-convertito in PDF alla pubblicazione. La versione pubblicata canonica è il PDF; il sorgente Word rimane nell'area di modifica per la revisione successiva.
• PowerPoint. Pubblicato in formato PowerPoint. Un PDF di una presentazione ha valore limitato — i destinatari spesso devono modificare o riutilizzare le slide — quindi manteniamo il formato originale.
• Excel. Stesso principio. Un PDF di un foglio di calcolo non può essere filtrato o ordinato; i destinatari hanno bisogno del file attivo.
• PDF. Pubblicato così com'è.

Opzioni di distribuzione post-pubblicazione

La pubblicazione nell'area pubblica rende il documento disponibile. La distribuzione garantisce che le persone che devono saperlo lo vengano effettivamente a sapere. Tre opzioni di distribuzione, configurabili per tipo di documento:

• Email a una lista di distribuzione. Nel momento in cui la pubblicazione si completa, un'email automatica va a una lista di distribuzione configurata — l'annuncio contiene il nome del documento, il codice protocollo e un link al PDF pubblicato.
• Richiedi ricevute di lettura. Per i documenti in cui la presa visione è importante — una nuova policy di smart working, una SOP rivista, un memo di formazione obbligatoria — il prodotto read-receipts della famiglia intranet.ai permette di richiedere conferma da utenti o gruppi specifici, tracciare chi ha letto il documento e produrre un report di conformità con il requisito di lettura. Le ricevute di lettura sono un prodotto acquistabile separatamente, incluso nel bundle full-lifecycle.
• Pubblica come news item sull'intranet. Se il cliente utilizza il portale intranet.ai, i documenti approvati possono apparire come card news direttamente sulla home page dell'intranet.