Prodotto · Come funziona
Il ciclo di vita documentale in quattro fasi
Dal template all'audit trail, un flusso continuo dentro Microsoft 365.
Ogni documento aziendale — SOP, policy, contratti, procedure, istruzioni di lavoro, registrazioni di formazione — percorre le stesse quattro fasi: Crea. Approva. Pubblica. Governa. La differenza tra un'operazione documentale difendibile e una fragile è se queste fasi sono un processo esplicito o un accidente informale.
docs365.ai rende ogni fase esplicita, automatizzata e auditabile — tutto dentro il tenant Microsoft 365 che il tuo team già usa. Ogni nodo nel ciclo qui sopra rimanda a un walkthrough dettagliato delle capacità di quella fase.
Fase 1
Crea
Template governati, versione e numero di protocollo auto-compilati, metadati modificabili vs sola lettura, co-authoring in tempo reale su Word Online.
Come funziona la creazione →Fase 2
Approva
Flusso sequenziale con routing per ruolo, approvatori fissi per tipo di documento, check-out automatico, log di audit completo, firma PAdES DocuSign opzionale.
Come funziona l'approvazione →Fase 3
Pubblica
Conversione automatica Word-to-PDF. Area pubblica con solo l'ultima versione approvata. Email a lista di distribuzione opzionale e ricevute di lettura. Surfacing sull'intranet.
Come funziona la pubblicazione →Fase 4
Governa
Log di audit completo, versioning con storia completa, promemoria di scadenza ai owner dei documenti, archiviazione (non cancellazione), reportistica Power BI.
Come funziona la governance →Cosa mantieni — e cosa aggiungiamo noi
Ogni fase sopra gira su Microsoft 365. I tuoi utenti mantengono i loro strumenti quotidiani — Word, Outlook, Teams, SharePoint. L'IT mantiene un'unica identità, un unico perimetro di sicurezza, un unico scope di audit. Nessuna nuova piattaforma da acquistare, distribuire, formare o proteggere.
Quello che aggiungiamo è un livello di governance sopra SharePoint: enforcement dei template, numerazione del protocollo, approvazione sequenziale con audit, pubblicazione PDF automatica, promemoria di scadenza e la reportistica che rende tutto visibile.
Applicalo al tuo workflow
Trenta minuti. Nessun costo. Nessun impegno. Mapperemo il tuo workflow documentale attuale rispetto al ciclo in quattro fasi e ti mostreremo esattamente dove sono le lacune.