Prodotto · Funzionalità
Gestione documentale SharePoint — ogni funzionalità, mappata alla fase che supporta
docs365.ai copre l'intero ciclo di vita di un documento controllato — dal template che lo crea all'archivio che lo conserva. Ogni funzionalità è raggruppata per fase del ciclo di vita, così puoi vedere esattamente dove si inserisce.
Il problema
Perché la gestione documentale controllata richiede più di una struttura a cartelle
Una cartella è una posizione. Un programma di documenti controllati è un sistema. La differenza emerge nel momento in cui un ispettore chiede chi ha approvato la versione 2.1, quando è stata pubblicata e chi ha confermato di averla letta. Le cartelle SharePoint non rispondono da sole a nessuna di queste domande.
I documenti non controllati si accumulano silenziosamente. Una procedura salvata come "SOP_finale_v3_REVISED.docx" in una cartella condivisa non porta alcuna evidenza di approvazione, nessun timestamp di pubblicazione e nessun registro di chi l'abbia mai letta. In un contesto regolamentato, questa lacuna non e' un semplice problema di ordine. E' una non conformita' in attesa di essere rilevata.
I programmi di documenti controllati in Pharma, Sanita', Manifattura e settore legale condividono un requisito comune: ogni documento deve portare la prova del proprio stato in ogni momento del suo ciclo di vita. Chi lo ha redatto, chi lo ha revisionato, chi lo ha approvato, quando e' entrato in vigore, chi lo ha letto, quando scade e cosa lo ha sostituito. Non si puo' garantire tutto questo con convenzioni di denominazione e buone intenzioni. Serve un sistema che registri questi eventi in modo automatico, blocchi il documento a ogni transizione e conservi le evidenze in modo immutabile.
docs365.ai aggiunge quel sistema sopra SharePoint, all'interno del tenant Microsoft 365 che la tua organizzazione gia' possiede e di cui si fida. Nessun responsabile del trattamento esterno gestisce i tuoi documenti. Ogni evento e' registrato in un log a prova di manomissione che risiede nel tuo ambiente.
Il ciclo di vita
Il ciclo di vita in quattro fasi
Ogni funzionalita' di questo indice appartiene a una delle quattro fasi. Insieme coprono l'intera vita di un documento controllato, dalla prima battuta sulla tastiera alla conservazione a lungo termine.
Il documento nasce da un template controllato. Codice protocollo, metadati e tipo documento vengono assegnati automaticamente alla creazione. La co-redazione in Word Online mantiene la collaborazione in tempo reale senza interrompere la catena di audit.
Approvatori nominativi, in sequenza definita, con routing basato sul ruolo. Il documento e' bloccato durante la revisione. Ogni firma e' marcata con timestamp. Le firme PAdES via DocuSign vincolano crittograficamente quando lo standard lo richiede.
Il completamento dell'approvazione attiva la conversione automatica da Word a PDF. Il PDF e' immutabile. Un'email alla lista di distribuzione raggiunge il pubblico corretto al momento giusto. La versione precedente viene archiviata, non cancellata.
Il log di audit completo, la cronologia delle versioni e i promemoria di scadenza mantengono ogni documento sotto supervisione attiva. I dashboard Power BI aggregano il quadro di governance sull'intero portafoglio documentale.
Mappatura compliance
Come le funzionalita' si mappano ai requisiti di compliance
Ogni pagina di funzionalita' di questo indice include una sezione di mappatura compliance. Quella sezione identifica l'articolo di norma o la clausola regolamentare specifica che la funzionalita' supporta, cosi' un responsabile compliance o un quality manager puo' risalire direttamente dal requisito alla capacita' che lo soddisfa.
I framework coperti spaziano tra i contesti regolamentari piu' comuni per i settori regolamentati. ISO 9001 §7.5 richiede che le informazioni documentate siano controllate, create, aggiornate e conservate con periodi di conservazione definiti. ISO 27001 Allegato A.5.33 esige che i registri siano protetti da perdita, distruzione e falsificazione. Il GDPR Articolo 30 obbliga le organizzazioni a tenere un registro delle attivita' di trattamento, che include i documenti che disciplinano quelle attivita'.
Nel life sciences e nella sanita', i requisiti sono piu' granulari. FDA 21 CFR Part 11 §11.10 stabilisce che i sistemi di registrazioni elettroniche debbano produrre copie accurate e complete, proteggere i record per tutta la durata del periodo di conservazione e limitare l'accesso al sistema alle sole persone autorizzate. HIPAA §164.312 aggiunge controlli di accesso e controlli di audit per i sistemi che creano, ricevono, conservano o trasmettono informazioni sanitarie elettroniche protette. NIS2 Articolo 21 richiede alle organizzazioni nei settori critici di implementare pratiche di gestione del rischio a livello documentale nell'ambito degli obblighi di cybersecurity.
Usa questo indice come punto di partenza. Clicca su qualsiasi funzionalita' per leggere come funziona e quale articolo di compliance supporta direttamente. Se la tua organizzazione si sta preparando a un audit, la mappatura compliance su ogni pagina di funzionalita' ti offre una matrice di tracciabilita' pronta da condividere con ispettori o valutatori.
ISO 9001 §7.5
Informazioni documentate — controllo, creazione e conservazione
ISO 27001 A.5.33
Protezione dei registri da perdita e falsificazione
GDPR Art. 30
Registro delle attivita' di trattamento
FDA 21 CFR Part 11 §11.10
Registrazioni elettroniche — accuratezza, protezione e controllo accessi
HIPAA §164.312
Controlli di accesso e audit per le informazioni sanitarie elettroniche
NIS2 Art. 21
Gestione del rischio per le organizzazioni nei settori critici
Fase 1 · Crea
Redazione — con i controlli già integrati
Ogni documento parte da un template controllato, porta i metadati che lo rendono rintracciabile e riceve un codice protocollo univoco nel momento in cui viene creato. La co-redazione in Word Online mantiene la collaborazione in tempo reale senza perdere la traccia di audit.
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Template documentali
Ogni documento parte da un template controllato e approvato — la coerenza è integrata fin dal primo tasto.
Approfondisci
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Numerazione protocollo
ID univoci e permanenti su ogni documento — l'identificatore che rende la tua libreria pronta per l'audit.
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Metadati personalizzati
Ogni documento porta gli attributi di cui si preoccupa la tua organizzazione — ricercabili, filtrabili, governabili.
Approfondisci
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Co-authoring in tempo reale
Più editor in Word Online contemporaneamente — con ogni modifica, commento e @menzione catturati per l'audit.
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Fase 2 · Approva
Approvazione sequenziale, pronta per l'evidenza
Approvatori nominativi, in ordine, con routing basato sul ruolo. Approvatori pre- e post-flusso fissi per i ruoli che devono sempre firmare. Firma elettronica PAdES tramite integrazione DocuSign quando le firme devono essere vincolate crittograficamente.
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Approvazione sequenziale
Approvatori nominati, in ordine definito, con routing basato sui ruoli — ogni passo registrato, ogni versione collegata alle approvazioni che l'hanno prodotta.
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Approvatori fissi
Approvatori pre- e post-flusso obbligatori per tipo di documento — i ruoli che devono sempre approvare, catturati automaticamente ogni volta.
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Integrazione firma elettronica DocuSign
Firme PAdES — semplici e avanzate — crittograficamente vincolate al PDF approvato, all'interno dello stesso flusso di approvazione.
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Fase 3 · Pubblica
Da approvato a distribuito — automaticamente
Word diventa PDF immutabile nel momento in cui l'approvazione è completata. L'email alla lista di distribuzione raggiunge il pubblico corretto. Le ricevute di lettura (prodotto complementare acquistabile separatamente) aggiungono il tracciamento della presa visione quando è richiesta la consapevolezza documentata.
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Pubblicazione PDF
Word diventa PDF immutabile nel momento in cui l'approvazione si completa — automaticamente, senza che nessuno debba decidere.
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Notifica lista di distribuzione
Le persone giuste vengono informate del documento nel momento in cui viene pubblicato — automaticamente, con il link al PDF approvato.
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Ricevute di lettura
Conferma esattamente chi ha letto ogni policy — riconoscimento tracciato, prove catturate.
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Fase 4 · Governa
Il lungo periodo — versioning, audit e revisione
Log di audit completo su ogni documento. Cronologia completa delle versioni, ripristinabile a qualsiasi stato precedente. Promemoria di scadenza che invitano alla revisione attiva. Le versioni superate vengono archiviate, non cancellate. I dashboard Power BI aggregano il quadro di governance.
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Audit log
Ogni azione, ogni approvazione, ogni versione — registrata a nome di un utente specifico, accessibile in 30 secondi.
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Versioning
Versioni minori durante la bozza, versioni maggiori alla pubblicazione — ogni stato preservato, ogni versione recuperabile.
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Promemoria di scadenza
Ogni documento ha una data di scadenza; il proprietario viene avvisato prima che scatti — revisiona, rivedi o ritira, con cadenza.
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Archiviazione
I documenti superati e ritirati lasciano la vista attiva ma rimangono parte del registro permanente — recuperabili per ogni futuro audit.
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Reporting Power BI
La vista aggregata — approvazioni, scadenze, cadenza di revisione e disciplina di governance in un unico dashboard.
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Governa — end-to-end
Scopri come queste funzionalità collaborano nella fase governa.
Scopri la fase
Trasversale
I formati e le fondamenta
Word, PowerPoint, Excel e PDF — ciascuno con i comportamenti del ciclo di vita adatti al formato. Tutto all'interno del tenant Microsoft 365 di cui ti fidi già.
Trasversale
Supporto formati file
Word come formato di authoring di primo livello; PowerPoint, Excel e PDF completamente governati attraverso il ciclo di vita.
ApprofondisciVedi le funzionalità in azione sui tuoi documenti
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