Gestione Documentale · Microsoft 365
Gestione Documentale su SharePoint Online
Da template. Con workflow di approvazione. Pronto per la compliance. Governa l'intero ciclo di vita di ogni documento aziendale — all'interno del tenant Microsoft 365 che il tuo team già usa.
La dimensione del problema, in tre numeri.
90%
delle aziende nel mondo gestisce ancora processi documentali frammentati che erodono compliance e produttività.
87%
dei documenti che circolano in azienda non ha un owner identificato.
6 ore
a settimana — il tempo medio che un dipendente passa a cercare documenti e contenuti.
Fonte: Gallup, State of the Global Workplace Report (2024).
Le quattro fasi del ciclo di vita documentale
Ogni documento aziendale attraversa quattro fasi. Le rendiamo esplicite, automatizzate e auditabili.
Crea
Ogni documento parte da un template governato. Versione e numero di protocollo si compilano automaticamente.
Scopri di più →Approva
Routing sequenziale con approvatori per ruolo, audit trail completo e firma DocuSign opzionale.
Scopri di più →Pubblica
Word diventa PDF automaticamente. Un'unica versione canonica. Tutti vedono lo stesso documento.
Scopri di più →Governa
Log di audit, versioning, promemoria di scadenza, archivio. Difendibile in qualsiasi momento.
Scopri di più →Cosa ottieni
Basta con "qual è l'ultima versione?"
Ogni documento approvato è un unico PDF canonico in un posto prevedibile. I dipendenti smettono di indovinare. I revisori smettono di scavare.
Pronti per l'audit in qualsiasi momento
Il log di audit registra chi ha approvato cosa, su quale versione, con quali commenti. Le prove emergono su richiesta — non dopo due settimane di ricerche.
I dati restano nel tuo tenant
Il prodotto gira dentro il tuo ambiente Microsoft 365. I dati rimangono nel tuo perimetro di sicurezza esistente. Uno stack, non un portafoglio di strumenti disconnessi.
Usato dai team di
Team di compliance in ogni settore regolamentato
Dalla diagnostica medica alla farmaceutica, dal trasporto pubblico al retail di lusso — le organizzazioni che devono dimostrare ogni decisione documentale si fidano di intranet.ai per conservare le prove.
Centro Diagnostico Italiano
Italfarmaco
Dolomiti Energia
Trenord
Bulgari
Recordati
Edison
Centro Diagnostico Italiano
Italfarmaco
Dolomiti Energia
Trenord
Bulgari
Recordati
Edison
Edison
Recordati
Bulgari
Trenord
Dolomiti Energia
Italfarmaco
Centro Diagnostico Italiano
Edison
Recordati
Bulgari
Trenord
Dolomiti Energia
Italfarmaco
Centro Diagnostico Italiano
Chi serviamo
Governance documentale, modellata sul tuo profilo regolatorio
Ogni settore porta il proprio mix di regolatori, tipi di documenti e obblighi di prova. Scegli quello che corrisponde alla tua organizzazione per vedere come si adatta il prodotto, quale regime di compliance guida la conversazione e a quale case study ti indirizziamo per primo.
-
Farmaceutica
SOP, registrazioni di formazione, change control — governati end-to-end. Le capacità che i clienti pharma usano nei programmi GxP e 21 CFR Part 11.
Scopri di più
-
Sanitario
Politiche cliniche, procedure di qualità e documenti per la formazione del personale governati all'interno del tenant Microsoft 365.
Scopri di più
-
Manifatturiero
Documenti QMS ISO 9001 — istruzioni di lavoro, piani di controllo, registrazioni di calibrazione — in un'unica libreria controllata.
Scopri di più
-
Legale
Contratti, policy e documenti firmati — con firma elettronica PAdES tramite integrazione DocuSign.
Scopri di più
-
Energia e utility
SOP operativi, procedure di sicurezza e prove di audit su siti distribuiti e regolatori di settore.
Scopri di più
-
Pubblica amministrazione
Governance documentale multi-dipartimento con la trasparenza di audit che la supervisione pubblica richiede.
Scopri di più
Una storia cliente
"Se domani dovessi dimostrare la completa evoluzione di una procedura clinica negli ultimi due anni — ogni modifica, ogni approvazione, ogni firma e chi è responsabile del rinnovo — potresti farlo in dieci minuti?"
— Centro Diagnostico Italiano
In un ambiente di diagnostica medica regolamentato, la capacità di ricostruire la storia completa di qualsiasi documento di procedura su richiesta non è una comodità — è un obbligo. CDI usa il Document Management di intranet.ai per rispettare quell'obbligo, con il proprio team di compliance che gestisce la postura HIPAA.
Nativo su Microsoft 365 — e perché conta
La maggior parte delle piattaforme di gestione documentale sono strumenti separati. La frammentazione è il vero costo nascosto, non la licenza software. Noi giriamo dentro il tuo tenant Microsoft 365 esistente.
-
✓ Un'unica identità
Nessun secondo accesso da gestire. Nessun account aggiuntivo da provisioning.
-
✓ Un unico perimetro di sicurezza
Nessun vendor aggiuntivo nel tuo scope di audit. Nessun nuovo sub-processor da valutare.
-
✓ I tuoi dati restano nel tuo tenant
Sempre. Dentro le attestazioni HIPAA, ISO 27001 e SOC di Microsoft su cui già conti.
Prezzi che non richiedono un preventivo
Da €4.450 / anno
Quattro piani per dimensione aziendale. Add-on DocuSign disponibile. Bundle con ricevuta di lettura, ricerca intelligente e microlearning.
Stai valutando le alternative?
Confronti onesti con i quattro prodotti che i buyer valutano più spesso insieme a noi.
Il team dietro docs365.ai
Costruito da professionisti che conoscono i settori regolamentati
docs365.ai è progettato e mantenuto da un team con oltre 20 anni di esperienza su Microsoft 365 e una conoscenza diretta dei requisiti compliance in Pharma, Healthcare e Legal.
Giuseppe Marchi
CEO, intranet.ai & Dev4Side Software
Fondatore di intranet.ai e Dev4Side Software. Oltre 20 anni ad aiutare organizzazioni regolamentate a sfruttare Microsoft 365 — dalla governance SharePoint all'adozione di Copilot.
Marcella Lombardini
Product Owner — docs365.ai
Responsabile del roadmap prodotto di docs365.ai. Lavora direttamente con i team compliance e IT di settori regolamentati per tradurre i requisiti di audit reali in funzionalità di prodotto.
LinkedIn30 minuti. Nessun costo. Nessun impegno.
Prenota una valutazione gratuita. Mapperemo la tua situazione attuale di gestione documentale, produrremo una timeline di implementazione realistica e una stima del ROI specifica per la tua organizzazione.