FAQ / Implementazione

Quanto tempo di formazione richiedono gli utenti?

Utenti finali: 30 minuti o meno, perché gli strumenti che usano (Word, Outlook, Teams) non cambiano. Proprietari di documenti: 2 ore. Approvatori: 1 ora. Amministratori della conformità: 3-4 ore. Il train-the-trainer funziona bene per le organizzazioni più grandi.

Perché la formazione degli utenti finali è breve

Il livello active-lifecycle si trova sopra SharePoint, che si trova sotto Word, Outlook e Teams. I dipendenti che consumano documenti continuano a usare gli strumenti M365 che già conoscono. I nuovi comportamenti sono:

Aprire PDF dalla libreria governata invece che da un drive condiviso (essenzialmente un aggiornamento di un segnalibro).
Prendere visione dei documenti quando arriva una richiesta di read-receipt (un clic).
Seguire i link email per rivedere commenti o approvazioni quando vengono taggati.

30 minuti di orientamento coprono questo per il tipico dipendente. Un breve video tutorial è spesso sufficiente.

Formazione per proprietari di documenti e approvatori

I proprietari di documenti (tipicamente il 5-15% della forza lavoro a seconda del tipo di organizzazione) necessitano di circa 2 ore. Argomenti: avviare flussi di approvazione, interpretare l’audit log, gestire i promemoria di scadenza, capire il comportamento delle versioni, lavorare con i template.

Gli approvatori (circa il 5-10% della forza lavoro) necessitano di circa 1 ora. Argomenti: l’interfaccia utente del flusso di approvazione, best practice per il rifiuto, visibilità dell’audit log, firma tramite DocuSign quando applicabile.

Formazione degli amministratori di conformità

I responsabili Qualità, Conformità e IT che configurano il sistema — impostare tipi di documento, gestire template di approvazione, eseguire dashboard Power BI, verificare il log — necessitano di una formazione più sostanziale: tipicamente 3-4 ore, a volte su due sessioni.

Train-the-trainer per organizzazioni più grandi

Per le organizzazioni con 1.000+ utenti su più siti, il train-the-trainer scala meglio della formazione diretta. Formiamo un gruppo di champion a livello di sito (Coordinatori Qualità, Responsabili Operations Regionali) in sessioni di mezza giornata; loro poi gestiscono la formazione a livello di sito per i loro team. Questo è il modo in cui Trenord e Dolomiti Energia hanno implementato il sistema nelle loro operazioni distribuite.

Funzionalità correlate

Audit log

Ogni azione, ogni approvazione, ogni versione — registrata a nome di un utente specifico, accessibile in 30 secondi.

Altro in Implementazione

Quanto tempo richiede l'implementazione?

Tipicamente 8-12 settimane dal kickoff al go-live della prima wave. Il mese 1 è dedicato ai workshop di design, il mese 2 alla configurazione e al pilot, il mese 3 al cutover e alla remediation. Scopi più ampi richiedono più tempo; quelli più piccoli possono completarsi in 6 settimane.

Possiamo migrare da un sistema di gestione documentale esistente?

Sì. Tre strategie — solo nuovi documenti, migrazione massiva, ibrida. La maggior parte dei clienti sceglie la soluzione ibrida: migrazione massiva dei tipi di documento ad alta criticità al momento del cutover, approccio solo-nuovi per i tipi a bassa criticità che si integrano gradualmente.

Cosa succede se vogliamo andarcene?

I tuoi documenti rimangono nelle tue librerie SharePoint — non le hanno mai lasciate. Versioning, audit log e metadati rimangono accessibili tramite gli strumenti nativi di SharePoint. Il livello di governance si disattiva; la libreria stessa non è influenzata.

La tua domanda non è in elenco?

Una valutazione di 30 minuti è di solito il modo più rapido per ottenere una risposta specifica a una domanda specifica sul profilo della tua organizzazione.

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