Cosa succede se vogliamo andarcene?

Perché l’uscita è strutturalmente semplice

Il nostro prodotto è un livello di governance sopra SharePoint, non un sistema di archiviazione separato. Quando il contratto termina:

• I documenti rimangono nelle librerie SharePoint dove hanno sempre vissuto.
• La cronologia delle versioni (versioni minori e maggiori) rimane intatta nel motore di versioning nativo di SharePoint.
• Gli eventi dell’audit log sono archiviati in SharePoint e rimangono interrogabili attraverso gli strumenti di audit di Microsoft.
• I campi dei metadati sono colonne SharePoint standard e continuano a funzionare.

Ciò che si disattiva è la governance active-lifecycle stessa — i flussi di approvazione smettono di funzionare, i promemoria di scadenza smettono di essere inviati, la transizione automatica da Word a PDF smette di avvenire. La libreria torna a essere una libreria SharePoint “normale”.

Cosa esce con voi vs cosa rimane

Rimane con voi (nel vostro tenant): tutti i documenti, tutta la cronologia delle versioni, tutti i metadati, tutti i dati dell’audit log in SharePoint.

Si disattiva a livello vendor: l’automazione del livello active-lifecycle, i dashboard Power BI che manteniamo, l’accesso dei nostri account di servizio, la nostra console di amministrazione.

Conseguenza pratica

Il costo dell’uscita è la perdita della disciplina di governance, non la perdita dei dati. Le organizzazioni che ci lasciano tipicamente passano a un diverso strumento di governance sulle stesse librerie, costruiscono un livello di governance fai-da-te, o accettano che la libreria torni a essere “solo storage”. Tutti e tre i risultati preservano il contenuto accumulato.

Questo è importante per gli audit. Un revisore che chiede informazioni su documenti di cinque anni fa, assumendo che abbiate lasciato la nostra piattaforma tre anni prima, trova ancora quei documenti nelle stesse librerie SharePoint con la stessa cronologia delle versioni. La catena di evidenze non si interrompe al momento dell’uscita dalla piattaforma.