Funzionalità / Fase 1 · Crea

Metadati personalizzati

Ogni documento porta gli attributi di cui si preoccupa la tua organizzazione — ricercabili, filtrabili, governabili.

Un documento senza metadati è un file. Un documento con metadati strutturati è un record. La differenza emerge ovunque: ricerca, filtraggio, riferimenti incrociati, monitoraggio delle scadenze, reporting di conformità, controllo degli accessi. docs365.ai ti permette di definire esattamente i campi di metadati che ogni tipo di documento dovrebbe portare — e se ogni campo è di sola lettura (popolato dal template, non modificabile) o modificabile dall'autore (digitato durante la bozza).

Fase 1 · Crea Business: Standard schema Enterprise: Fully custom Premium: Fully custom Diamond: Fully custom
✓

In sintesi

Cosa ottieni

Quattro comportamenti dei metadati separano questo prodotto da una cartella condivisa con colonne personalizzate: configurazione dei campi per tipo, applicazione di sola lettura, auto-popolamento e integrazione profonda con ogni funzionalità a valle.

Campi per tipo di documento

SOP, policy, istruzioni di lavoro, contratti — ogni tipo ha il proprio schema di campi di metadati.

Sola lettura vs modificabile

I campi possono essere bloccati (guidati dal template) o modificabili dall'autore — per campo, per tipo di documento.

Filtrabili e ricercabili

Ogni campo di metadati è una colonna ricercabile — trova ogni SOP di proprietà di un team specifico in secondi.

Alimenta ogni funzionalità a valle

Promemoria di scadenza, dashboard Power BI, regole di accesso — leggono tutti dai metadati.

Come funziona

Dallo schema di progettazione ai metadati operativi

Gli schemi di metadati vengono progettati durante l'implementazione in base al modello di governance del cliente. Ogni tipo di documento ottiene il proprio schema; i campi vengono popolati automaticamente (dal template, dalla sequenza del protocollo o dall'utente corrente) o dall'autore durante la bozza.

1

Progetta lo schema per tipo di documento

Durante l'implementazione, ogni tipo di documento ottiene il suo schema di metadati — quali campi, quali sono obbligatori, quali sono di sola lettura.

2

I campi si popolano alla creazione

I campi guidati dal template si compilano da soli; i campi guidati dall'autore richiedono input durante la bozza.

3

I valori scorrono attraverso il ciclo di vita

I metadati sono visibili nelle colonne SharePoint, guidano la ricerca, alimentano i dashboard, controllano i promemoria di scadenza.

4

Gli aggiornamenti passano attraverso il versioning

La modifica di un campo di metadati crea una nuova versione; l'audit log cattura chi ha cambiato cosa, quando.

Prima / dopo

Cosa cambia con questa funzionalità

Le librerie senza metadati si degradano in modi prevedibili. Senza vincoli sui campi, si ottengono dati inconsistenti; senza applicazione di sola lettura, si ottengono modifiche accidentali; senza uno schema per tipo, si ottiene un unico-per-nessuno. Le coppie prima/dopo qui sotto coprono i casi più comuni.

Senza
Con intranet.ai
✗ Una libreria di migliaia di documenti senza modo di filtrare per proprietario, dipartimento o scadenza
✓ Ogni documento porta i campi di cui hai bisogno; il filtraggio è istantaneo, su scala
✗ Gli autori modificano campi di metadati che dovrebbero essere bloccati (numero di versione, codice di protocollo)
✓ I campi di sola lettura sono applicati dal sistema; i campi modificabili sono gli unici che gli autori possono toccare
✗ Uno schema generico per ogni tipo di documento — troppo vago per le SOP, troppo stretto per le policy
✓ Ogni tipo di documento ha il suo schema su misura — le SOP ottengono i campi SOP, le policy ottengono i campi policy
✗ I metadati non si connettono a nulla; sono decorativi, non funzionali
✓ I metadati alimentano i promemoria di scadenza, i dashboard Power BI e le regole di accesso — eseguono la governance

Disponibilità

Disponibilità per piano

I metadati personalizzati sono una capacità core in ogni piano DMS. Business include uno schema standard; Enterprise e superiori sbloccano campi completamente personalizzati e configurazione per tipo. Il comportamento della data di scadenza (una funzionalità della fase di governo) si integra direttamente con il livello dei metadati su Enterprise+.

business
enterprise
premium
diamond
✓ Standard schema
✓ Fully custom
✓ Fully custom
✓ Fully custom

Business viene fornito con uno schema di metadati standard collaudato. Enterprise e superiori sbloccano la personalizzazione per tipo — definisci i tuoi campi, le tue regole obbligatorio-vs-opzionale, la tua applicazione di sola lettura.

Continua ad esplorare

Funzionalità correlate

I metadati sono l'impalcatura che fa funzionare insieme template, codici di protocollo e promemoria di scadenza. Queste tre funzionalità dipendono tutte dal livello dei metadati, o lo estendono.

Fase 1 · Crea

Template documentali

Ogni documento parte da un template controllato e approvato — la coerenza è integrata fin dal primo tasto.

Approfondisci →

Fase 1 · Crea

Numerazione protocollo

ID univoci e permanenti su ogni documento — l'identificatore che rende la tua libreria pronta per l'audit.

Approfondisci →

Fase 4 · Governa

Promemoria di scadenza

Ogni documento ha una data di scadenza; il proprietario viene avvisato prima che scatti — revisiona, rivedi o ritira, con cadenza.

Approfondisci →

Approfondimento

Leggi la narrazione completa

Per chi vuole il dettaglio completo — contesto compliance, casi limite, flussi adiacenti.

+

I campi di proprietà del sistema rimangono affidabili. I campi di proprietà dell’autore mantengono i documenti rintracciabili.

I metadati non sono solo idraulica della governance. Alimentano il filtraggio, il raggruppamento, le viste personalizzate, il reporting Power BI, i promemoria di scadenza e il flusso di approvazione. Una libreria con metadati ben progettati è una libreria che risponde alle domande in secondi. Una libreria con metadati sciatti o mancanti è un progetto di archeologia ogni volta che il responsabile della conformità chiede qualcosa.

Completamente personalizzabile per tipo di documento

Ogni tipo di documento può definire i propri campi di metadati. Una SOP potrebbe necessitare di: data di efficacia, struttura applicabile, proprietario del documento, cadenza di revisione, processi correlati. Un contratto potrebbe necessitare di: controparte, valore del contratto, giurisdizione applicabile, data di scadenza. Una procedura potrebbe necessitare di: dipartimenti interessati, requisito di formazione, classe di sicurezza. Ogni campo ha un tipo di dati (testo, data, numero, lista di scelta) e un comportamento.

Sola lettura vs. modificabile — la distinzione chiave

Ogni campo è o di sola lettura (di proprietà del sistema) o modificabile (di proprietà dell’autore).

Campi di proprietà del sistema (sola lettura)

Scritti dal sistema, non modificabili dagli autori:

  • Numero di versione — versioni minori durante la bozza, versioni maggiori alla pubblicazione.
  • Codice di protocollo — l’identificatore univoco del documento.
  • Data di creazione — quando il documento è stato istanziato per la prima volta.
  • Data dell’ultima approvazione — timestamp dell’approvazione più recente.
  • Data di pubblicazione — quando la versione maggiore corrente è diventata pubblica.

Questi campi sono la spina dorsale delle prove di audit. Gli autori non li cambiano; lo fa il sistema.

Campi di proprietà dell’autore (modificabili)

Popolati dall’autore durante la bozza, modificabili man mano che il documento evolve:

  • Proprietario del documento — chi è responsabile di mantenere aggiornato questo documento.
  • Data di efficacia — quando il documento entra in vigore.
  • Dipartimenti applicabili — quali parti dell’organizzazione questo si applica.
  • Cadenza di revisione — quanto spesso questo documento dovrebbe essere revisionato.
  • Tag o categorie — classificazione in forma libera o lista di scelta.

Gli autori compilano questi perché conoscono il contenuto. Il sistema li conserva e li usa per il filtraggio, le viste e il workflow dei promemoria di scadenza.

I metadati alimentano il filtraggio e le viste

Gli utenti finali filtrano la libreria pubblica per qualsiasi campo di metadati: mostra solo le SOP applicabili a una struttura specifica, solo i documenti in vigore in un trimestre specifico, solo i documenti di proprietà di una persona specifica. Le viste personalizzate persistono questi filtri per uso ricorrente — la vista “le mie SOP” del quality manager, la vista “contratti attivi” del team legale, la vista “in scadenza questo trimestre” del responsabile della conformità.

I metadati alimentano il reporting Power BI

Nei piani Enterprise e superiori, un dashboard Power BI legge gli stessi metadati e li presenta come grafici e filtri. Le viste del dashboard più comuni: rischio di scadenza nei prossimi 30/60/90 giorni, tempi del ciclo di approvazione per tipo di documento, volumi di documenti per dipartimento, tendenze di attività nel tempo. Poiché il dashboard legge gli stessi metadati che usa la libreria, nessuna duplicazione dei dati e nessuna riconciliazione.

Configurato una volta all’avvio, regolabile successivamente

Durante l’implementazione, il cliente decide quali campi di metadati contano per ogni tipo di documento e quali sono di proprietà del sistema vs. dell’autore. L’importazione della configurazione guidata da Excel genera l’intera architettura delle informazioni — siti, librerie, tipi di documento, campi di metadati — in un unico passaggio. I campi possono essere aggiunti o regolati dopo il go-live senza disturbare la libreria esistente.

Funzionalità correlate

Fase del ciclo di vita: Creare →

Vedi questa funzionalità sui tuoi documenti

Trenta minuti. Gratuito. Senza impegno. Ti mostriamo come metadati personalizzati si inserisce nella tua pratica attuale di governance documentale.

Prenota una valutazione gratuita o vedi tutte le funzionalità