Funzionalità / Fase 4 · Governa

Versioning

Versioni minori durante la bozza, versioni maggiori alla pubblicazione — ogni stato preservato, ogni versione recuperabile.

Il versioning è il meccanismo che permette di rispondere, in qualsiasi momento, alla domanda 'cosa diceva questo documento in [data]?' Senza una disciplina rigorosa del versioning, la risposta è una ricostruzione — mettendo insieme allegati email, file in cache e ricordi delle persone. Con una, la risposta è un recupero. docs365.ai si basa sul versioning nativo di SharePoint e aggiunge il livello di policy che trasforma la cronologia raw delle versioni in governance documentale difendibile.

Fase 4 · Governa Business: Included Enterprise: Included Premium: Included Diamond: Included
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In sintesi

Cosa ottieni

Quattro proprietà di questo modello di versioning sono quelle che i clienti della conformità citano come ragione per cui sono passati da un'unità condivisa a un DMS controllato. Ognuna affronta una lacuna specifica nel modo in cui il controllo casual delle versioni tende a fallire.

Versioni minori durante la bozza

Ogni salvataggio durante la bozza crea una versione minore (1.1, 1.2, 1.3…); l'intero arco della bozza viene preservato.

Versioni maggiori alla pubblicazione

Il completamento del flusso di approvazione emette una versione maggiore (1.0 → 2.0); gli utenti finali vedono solo le maggiori nell'area pubblica.

Ripristinabile a qualsiasi stato precedente

Hai accidentalmente eliminato una sezione due versioni fa? Due clic ripristinano il documento a qualsiasi versione precedente.

Cronologia completa preservata

Ogni versione — minore e maggiore — viene mantenuta indefinitamente a meno che il cliente non configuri diversamente deliberatamente.

Come funziona

Dalla prima bozza alla cronologia completa

Il versioning avviene automaticamente come sottoprodotto della creazione e dell'approvazione. Le versioni minori vengono create ad ogni salvataggio durante la bozza; le versioni maggiori vengono emesse quando un flusso di approvazione si completa. Nessuno deve 'creare una nuova versione' — il prodotto lo fa.

1

La bozza crea versioni minori

Ogni salvataggio durante la creazione crea una nuova versione minore — 1.1, 1.2, 1.3 — catturando l'intero arco della bozza.

2

L'approvazione emette una versione maggiore

Quando il flusso di approvazione sequenziale si completa, il documento passa alla successiva versione maggiore (es. 1.x → 2.0).

3

Gli utenti finali vedono solo la versione maggiore corrente

L'area pubblica mostra la versione maggiore approvata corrente; le versioni superate si trovano nell'archivio, visibili agli editor.

4

Qualsiasi versione è ripristinabile in due clic

Menu contestuale → Cronologia versioni → seleziona versione precedente → ripristina. Il ripristino stesso diventa una nuova versione.

Prima / dopo

Cosa cambia con questa funzionalità

I fallimenti del versioning che contano negli ambienti regolamentati sono specifici e costosi: stati precedenti persi, ambiguità su quale versione era in vigore quando, bozze confuse con versioni pubblicate, eliminazioni accidentali senza percorso di recupero. Tutti diventano strutturalmente impossibili.

Senza
Con intranet.ai
✗ 'Cosa diceva questa SOP il 14 marzo?' — ricostruita da qualsiasi file che le persone avevano conservato
✓ Apri l'audit log, trova la versione attiva il 14 marzo, recuperala. Non una ricostruzione — il documento effettivo
✗ Utenti finali che leggono accidentalmente una bozza (versione minore) invece della versione approvata (maggiore)
✓ Gli utenti finali vedono solo le versioni maggiori nell'area pubblica; le minori sono invisibili per loro
✗ Eliminazione accidentale di una sezione critica — persa per sempre
✓ Ripristina a qualsiasi versione precedente in due clic; l'eliminazione stessa diventa un evento documentato
✗ Policy poco chiara su quando le versioni vengono eliminate; la cronologia precedente scompare prima che qualcuno se ne accorga
✓ Nessuna eliminazione automatica; le versioni vengono conservate indefinitamente a meno che il cliente non configuri la conservazione deliberatamente

Disponibilità

Disponibilità per piano

Il versioning è una funzionalità core in ogni piano DMS — la cronologia nativa delle versioni di SharePoint è il meccanismo sottostante e il prodotto la eredita su tutti i livelli. Ciò che varia tra i piani è il modello di supporto per la configurazione della policy di versione, non la funzionalità stessa.

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Il versioning è incluso in ogni piano DMS usando la cronologia nativa delle versioni di SharePoint. La progettazione della policy di versione (quando maggiori vs minori; regole di conservazione) fa parte dell'onboarding Enterprise e superiori.

Continua ad esplorare

Funzionalità correlate

Il versioning si connette all'audit log (a quali eventi si riferiscono le versioni), all'approvazione sequenziale (che emette versioni maggiori) e all'archivio (dove vanno le versioni superate). Queste tre funzionalità definiscono il ciclo di vita della versione.

Fase 4 · Governa

Audit log

Ogni azione, ogni approvazione, ogni versione — registrata a nome di un utente specifico, accessibile in 30 secondi.

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Fase 4 · Governa

Archiviazione

I documenti superati e ritirati lasciano la vista attiva ma rimangono parte del registro permanente — recuperabili per ogni futuro audit.

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Fase 2 · Approva

Approvazione sequenziale

Approvatori nominati, in ordine definito, con routing basato sui ruoli — ogni passo registrato, ogni versione collegata alle approvazioni che l'hanno prodotta.

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Approfondimento

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Per chi vuole il dettaglio completo — contesto compliance, casi limite, flussi adiacenti.

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Versioni minori durante la bozza. Versioni maggiori alla pubblicazione. Cronologia completa, sempre.

Il versioning è il meccanismo che permette di rispondere, in qualsiasi momento, alla domanda “cosa diceva questo documento in [data]?” Senza una disciplina rigorosa del versioning, la risposta è una ricostruzione. Con una, la risposta è un recupero.

Versioni minori e versioni maggiori

Le versioni minori (0.1, 0.2, 0.3, 1.1, 1.2, 2.1, ecc.) sono gli stati di bozza. Ogni volta che un editor salva il documento durante la creazione, viene creata una nuova versione minore. Le versioni minori catturano l’evoluzione di una bozza — chi ha cambiato cosa, quando, con quali commenti.

Le versioni maggiori (1.0, 2.0, 3.0, ecc.) sono gli stati pubblicati. Una versione maggiore viene emessa quando un documento completa il suo flusso di approvazione e si sposta nell’area pubblica. Le versioni maggiori sono quelle che gli utenti finali vedono; sono anche i punti di riferimento canonici nell’audit log.

La distinzione conta operativamente. Tra 1.0 (attualmente pubblicata) e 2.0 (la prossima versione pubblicata), possono esserci molte versioni minori — 1.1, 1.2, 1.3, e così via — che catturano il progresso della bozza. Quando 2.0 viene approvata e pubblicata, tutte le versioni minori intermedie sono ancora preservate nella cronologia; semplicemente non sono visibili nell’area pubblica attiva.

Preservata, sempre

Ogni versione minore viene preservata. Ogni versione maggiore viene preservata. Il versioning nativo di SharePoint gestisce questo a livello di piattaforma; lo usiamo direttamente. Non c’è una policy di conservazione che elimini automaticamente le vecchie versioni — vengono mantenute indefinitamente a meno che il cliente non configuri diversamente deliberatamente.

Ripristinabile a qualsiasi stato precedente

Se un collega elimina accidentalmente una sezione — o una modifica intenzionale si rivela errata in seguito — il documento può essere ripristinato a qualsiasi versione precedente con un paio di clic. La cronologia delle versioni è visibile tramite il menu contestuale del documento; il ripristino riporta il contenuto del documento allo stato della versione precedente selezionata. Il ripristino stesso è una nuova versione nella cronologia.

La domanda di audit: “cosa diceva questo documento in [data]?”

Il caso d’uso pratico che rende prezioso il versioning: un auditor, un avvocato, un responsabile della conformità chiede lo stato esatto di un documento specifico in una data storica specifica. Con il versioning più l’audit log:

  1. Guarda l’audit log del documento.
  2. Trova la versione che era pubblicata/attiva nella data richiesta.
  3. Recupera quella versione.

Non una ricostruzione. Il documento effettivo così com’esisteva. Per la sorveglianza ISO 9001, per le ispezioni 21 CFR Part 11, per i legal hold, per le richieste FOI — questa capacità di recupero è la prova che il sistema di gestione documentale sta effettivamente governando la cronologia del documento.

Policy di versioning — una decisione del cliente

Cosa conta come versione maggiore rispetto a una minore è spesso una questione di policy, non una questione puramente sistemica. Pattern comuni:

  • Maggiore = pubblicata. Il default. Le versioni maggiori sono ciò che il flusso di approvazione produce; le versioni minori sono stati di bozza.
  • Maggiore = modifica sostanziale. Alcuni clienti usano le versioni maggiori solo per cambiamenti sostanziali di policy, con versioni minori per aggiornamenti tipografici o chiarificatori anche se pubblicati. Il prodotto si adatta a entrambi i pattern.

La conformità di livello A (ISO 9001 + ISO 27001 + GDPR) si aspetta una qualche policy di versioning coerente, ma non ne prescrive una specifica. La conformità di livello B (HIPAA, FDA 21 CFR Part 11, SOX) ha aspettative simili — la policy deve essere documentata, non ciò che deve dire. I clienti la definiscono; il prodotto la applica.

Cosa mostra l’area pubblica

Gli utenti finali vedono solo la versione maggiore più recente nell’area pubblica. Non vedono mai le versioni minori (bozze). Non agiscono accidentalmente su una versione superata perché non possono vederla; quelle si trovano nell’archivio, visibili agli editor e alla conformità.

Funzionalità correlate

Fase del ciclo di vita: Governare →

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