Supporto formati file

Word è il formato di authoring di primo livello. PowerPoint, Excel e PDF sono completamente supportati.

I documenti di conformità si presentano in alcuni formati comuni — e il prodotto è costruito attorno ai formati che appaiono effettivamente negli ambienti regolamentati. Word per policy, SOP e procedure narrative. PowerPoint per materiali di formazione e presentazioni che necessitano di controllo delle versioni. Excel per fogli di calcolo controllati (registri dei rischi, liste di attrezzature, liste di fornitori approvati). PDF per i documenti che arrivano già in forma finale e devono solo essere governati.

Word — il formato di authoring di primo livello

Word (.docx) è il formato ottimizzato end-to-end nel prodotto:

• Creato in Word Online o nell’app Word desktop, con pieno supporto co-authoring.
• Con template da template aziendali controllati configurati durante l’implementazione.
• Con metadati vincolati tramite codici di campo nel template che auto-compilano codice di protocollo, numero di versione, date di approvazione e nome dell’approvatore sulla copertina.
• Approvato tramite il flusso di approvazione sequenziale.
• Pubblicato — e qui il comportamento chiave — convertito automaticamente in PDF nel momento in cui il flusso di approvazione si completa. Il PDF è ciò che va nell’area pubblica.

La conversione Word → PDF è il percorso predefinito perché è ciò che i clienti regolamentati si aspettano: la versione che gli utenti finali leggono è il PDF immutabile, non un file Word che potrebbero modificare accidentalmente. Questo comportamento è trattato in dettaglio nella pagina Pubblicazione PDF.

PowerPoint — materiali di presentazione controllati

Materiali di formazione, presentazioni di onboarding, briefing operativi — i file PowerPoint (.pptx) si muovono attraverso lo stesso ciclo di vita dei documenti Word:

• Con template se il cliente ha template di slide standard.
• Con metadati vincolati a codici di protocollo e versioni.
• Approvati tramite il flusso di approvazione sequenziale.
• Versionati — il tracciamento delle versioni maggiori e minori funziona identicamente.
• Distribuiti tramite email di pubblicazione o ricevute di lettura.

I file PowerPoint vengono pubblicati nel loro formato nativo .pptx. Gli utenti finali li aprono in PowerPoint Online o nell’app desktop. Il tracciamento del completamento della formazione, quando richiesto, passa attraverso il prodotto di ricevute di lettura o l’integrazione LMS del cliente.

Excel — fogli di calcolo controllati

Alcuni documenti di conformità sono dati strutturati, non narrativi. Log di calibrazione delle attrezzature, liste di fornitori approvati, registri dei rischi, tracker dei business associate HIPAA, inventari degli asset del sito. Questi vivono in Excel (.xlsx) e si muovono attraverso il ciclo di vita come qualsiasi altro documento:

• Metadati, versioning, approvazione, audit — tutti completamente supportati.
• Pubblicati nel formato nativo .xlsx.
• Co-authoring supportato (più utenti nello stesso workbook simultaneamente tramite Excel Online).

Per i clienti che necessitano di immutabilità rigorosa sui documenti Excel (snapshot di sola lettura firmati per l’audit), i file Excel possono essere esportati in PDF alla pubblicazione — stesso pattern di Word, solo manuale invece di automatico.

PDF — pubblicazione diretta

I documenti che arrivano già in PDF — documenti normativi esterni, attestazioni dei fornitori, contratti firmati che devono essere governati accanto ai documenti interni — vengono gestiti nativamente. Il PDF va nella libreria, ottiene i suoi metadati, si muove attraverso il flusso di approvazione (se necessario) e viene pubblicato.

I PDF che richiedono firma possono essere instradati attraverso l’integrazione DocuSign per la firma PAdES. I PDF firmati esternamente possono essere caricati con la firma già allegata e preservata attraverso il ciclo di vita.

Perché Word è privilegiato

Il percorso di pubblicazione automatica Word → PDF è quello che i clienti descrivono più spesso come “la cosa che ha fatto funzionare davvero la conformità”. Elimina il passo in cui qualcuno deve ricordarsi di esportare Word in PDF, allegarlo alla cartella della libreria giusta e notificare il team — un passo che, nei workflow manuali, è il punto in cui tipicamente inizia la deriva delle versioni. Per i documenti Word nel prodotto, l’essere umano non sceglie se convertire; lo fa il sistema.

Per PowerPoint ed Excel, la conversione equivalente spesso perderebbe ciò che rende quei formati utili — animazioni delle slide, formule, layout live. Quei file vengono pubblicati nel loro formato nativo, e gli utenti finali li consumano nelle app Office che già usano.

Cosa non è supportato

Il prodotto è deliberatamente focalizzato. I formati binari legacy .doc, .xls e .ppt (i formati binari pre-2007) non sono di primo livello — i clienti con questi file tipicamente convertono al formato moderno durante l’implementazione. I file CAD proprietari, i disegni ingegneristici e i formati specializzati vivono nei sistemi che li comprendono, con puntatori dal DMS quando è necessario il riferimento incrociato. Gli asset video e audio vivono su piattaforme di hosting video con link dai record DMS.

Funzionalità correlate

• Template documentali — template Word che guidano la creazione coerente di documenti.
• Pubblicazione PDF — conversione automatica Word → PDF alla pubblicazione.
• Co-authoring — collaborazione in tempo reale in Word, PowerPoint ed Excel.

Fase del ciclo di vita: Come funziona →