Pubblicazione PDF

Quando un documento viene approvato, l’originale Word diventa un PDF pubblicato nell’area pubblica — automaticamente.

La pubblicazione è il punto in cui “in lavorazione” diventa “in vigore”. È anche il punto in cui la maggior parte delle implementazioni DMS inciampa: il documento approvato si trova da qualche parte che non è ovvia per gli utenti finali, le vecchie versioni rimangono visibili accanto a quelle nuove, e le persone finiscono per agire su edizioni che l’autore pensava di aver ritirato. Questo prodotto gestisce la pubblicazione come un passo automatico unidirezionale, attivato dal completamento dell’approvazione.

Cosa succede nel momento in cui l’ultimo approvatore firma

Tre cose avvengono automaticamente, in ordine:

1. Il documento Word viene convertito in PDF. Il PDF è il formato di pubblicazione canonico — gli auditor vi fanno riferimento, gli utenti finali lo scaricano, viaggia agevolmente via email e attraverso i sistemi. La natura modificabile di Word lo rende il formato sbagliato per la pubblicazione; il PDF è quello giusto.
2. Il PDF si sposta nell’area pubblica. La libreria ha due zone — l’area di editing dove avvengono bozze e approvazioni, e l’area pubblica dove gli utenti finali vedono i documenti pubblicati. Pubblicazione = spostamento da una zona all’altra.
3. I metadati vengono aggiornati. La data di pubblicazione viene timbrata. Il numero di versione approvato diventa la versione che gli utenti finali vedono. Lo stato passa da “in approvazione” a “pubblicato”.

Nessuno deve esportare nulla, copiare nulla, caricare nulla o notificare nessuno manualmente. L’approvazione si completa, la pubblicazione avviene.

L’area pubblica che vedono gli utenti finali

Gli utenti finali che consumano le policy — il personale, non gli autori — accedono all’area pubblica della libreria pertinente. Vedono un elenco pulito di tipi di documento (SOP, istruzioni di lavoro, policy, qualunque cosa pubblichi il dipartimento) e il PDF approvato corrente per ciascuno. Ogni documento mostra:

• Titolo e codice di protocollo.
• Stato (Pubblicato / Archiviato).
• Data di pubblicazione.
• Metadati filtrabili — lingua, struttura applicabile, categoria di documento, qualunque cosa il cliente abbia configurato.

Cliccano il documento. Vedono il PDF. Ottengono la versione corrente e canonica. Nessuna supposizione, nessuna copia obsoleta, nessun “è questa la versione più recente?”

Word-to-PDF è il percorso automatico

I documenti Word in particolare vengono convertiti in PDF alla pubblicazione. Il sorgente Word rimane nell’area di editing per la prossima revisione; il PDF è ciò che gli utenti finali vedono.

Gli altri formati vengono pubblicati nel loro formato originale

I file sorgente PowerPoint, Excel e PDF sono supportati come tipi di documento ma vengono pubblicati nel loro formato originale — non convertiti in PDF. Questa è una scelta di design deliberata:

• Un PDF di un mazzo di slide PowerPoint ha valore limitato — i destinatari spesso hanno bisogno di modificare o riutilizzare le slide.
• Un PDF di un foglio Excel non può essere filtrato o ordinato — i destinatari hanno bisogno del file live.
• Un PDF che è già un PDF non ha bisogno di riconversione.

Quindi l’artefatto pubblicato corrisponde a come il destinatario si aspetta di usarlo: PDF per i documenti di riferimento statici, formato nativo per gli artefatti di lavoro.

La proprietà della versione canonica

Una volta pubblicato, il PDF è l’unica fonte di verità. Le versioni più vecchie non sono visibili nell’area pubblica; le versioni archiviate sono recuperabili solo tramite la vista archivio (visibile agli editor e alla conformità). Questa è la proprietà che rende “quale versione è in vigore?” banalmente rispondibile — l’area pubblica mostra esattamente una versione per documento.

Cosa succede quando viene pubblicata una nuova versione

Il ciclo di revisione si presenta così:

1. L’editor apre il documento approvato nell’area di editing (il sorgente Word).
2. Crea una revisione minore (es. 1.0 → 1.1) e bozza le modifiche.
3. Avvia un nuovo flusso di approvazione quando è pronto.
4. Al completamento dell’approvazione, la nuova versione (es. 2.0) viene pubblicata nell’area pubblica.
5. La versione pubblicata precedente (1.0) si sposta in archivio — ancora recuperabile, ma non più visibile come versione attiva.

Gli utenti finali vedono solo la nuova 2.0. Gli editor e la conformità vedono ancora 1.0 nell’archivio quando necessario.

Funzionalità correlate

• Notifica lista di distribuzione — come la pubblicazione raggiunge le persone giuste.
• Ricevute di lettura — per i documenti che richiedono conferma.
• Supporto formati file — quali formati vengono gestiti come.
• Archiviazione — cosa succede alla versione precedente alla pubblicazione.

Fase del ciclo di vita: Pubblicare →