Funzionalità / Fase 2 · Approva

Approvazione sequenziale

Approvatori nominati, in ordine definito, con routing basato sui ruoli — ogni passo registrato, ogni versione collegata alle approvazioni che l'hanno prodotta.

L'approvazione è il punto in cui la gestione documentale guadagna o rivela la sua debolezza. Ogni organizzazione regolamentata — e ogni organizzazione ben gestita non regolamentata — alla fine deve dimostrare chi ha approvato cosa, rispetto a quale versione, quando e su quale base. Le catene email e le firme cartacee non possono rispondere a questa domanda in modo affidabile; un flusso di approvazione difendibile può. L'approvazione sequenziale è la funzionalità centrale di docs365.ai, e il motivo per cui la maggior parte dei nostri clienti ha scelto il prodotto.

Fase 2 · Approva Business: Included Enterprise: Included Premium: Included Diamond: Included
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In sintesi

Cosa ottieni

Quattro proprietà rendono questo motore di approvazione difendibile negli audit ISO 9001, 21 CFR Part 11 e HIPAA. Ognuna affronta un requisito specifico che gli strumenti di workflow più lenti (Power Automate, approvazioni via email, pulsanti 'invia per revisione') tendono a non soddisfare.

I passi si eseguono in ordine

Prima l'approvatore 1, poi l'approvatore 2, poi l'approvatore 3 — nessuna ramificazione parallela o basata su stati, per design.

Approvatori nominati per passo

Ogni passo nomina una specifica identità Entra e un ruolo (Qualità, Autore, Direttore) — non un gruppo, non un pool.

Check-out automatico

Il documento viene bloccato per la modifica nel momento in cui inizia l'approvazione — nessuna modifica può infiltrarsi durante la revisione.

Audit trail completo

Ogni passo registra chi ha approvato o rifiutato, in quale ruolo, rispetto a quale versione, con timestamp e commenti.

Come funziona

Dalla sottomissione al PDF pubblicato

Le approvazioni vengono avviate direttamente dal documento, dal menu contestuale di SharePoint — nessuna applicazione separata, nessun passaggio a uno strumento di workflow. L'autore sceglie gli approvatori e i ruoli per questo documento specifico e il flusso si avvia. Ogni passo è temporizzato, nominato e catturato; l'audit log riflette la realtà, non l'intenzione.

1

Avvia l'approvazione dal documento

Dal menu contestuale della libreria, l'autore sceglie gli approvatori (nome + ruolo) e avvia il flusso.

2

L'approvatore 1 riceve una email

Il primo approvatore viene notificato via email con un link diretto; legge, aggiunge commenti e approva o rifiuta.

3

Ogni passo si esegue in ordine

All'approvazione, il passo successivo parte automaticamente; al rifiuto, il flusso si blocca e il documento torna in bozza.

4

L'approvazione finale emette la versione maggiore

Quando l'ultimo passo si completa, il documento passa a una nuova versione maggiore e viene auto-pubblicato come PDF.

Prima / dopo

Cosa cambia con questa funzionalità

I fallimenti delle approvazioni che emergono negli audit sono quasi sempre fallimenti di prove — l'approvazione è avvenuta, ma la documentazione è scarsa. L'approvazione sequenziale produce le prove come sottoprodotto del workflow, quindi le prove sono sempre disponibili quando l'auditor chiede.

Senza
Con intranet.ai
✗ 'Chi ha approvato questo?' — ricostruito da catene email, screenshot di Teams e ricordi delle persone
✓ L'audit log nomina ogni approvatore, il suo ruolo, la versione e il timestamp — immediatamente interrogabile
✗ Gli approvatori modificano il documento durante la revisione, compromettendo la prova di 'cosa è stato effettivamente approvato?'
✓ Il check-out automatico blocca il documento durante il flusso; la versione approvata è esattamente quella che è stata revisionata
✗ Flussi di approvazione che saltano passi, procedono fuori ordine o si eseguono in parallelo senza una policy definita
✓ L'esecuzione sequenziale è imposta per design — ogni passo si completa nella sua posizione definita, in ordine
✗ Audit di sorveglianza che richiedono settimane di raccolta prove perché la cronologia delle approvazioni non è centralizzata
✓ La cronologia delle approvazioni è nell'audit log, allegata a ogni documento, accessibile in 30 secondi

Disponibilità

Disponibilità per piano

L'approvazione sequenziale è il cuore del prodotto ed è inclusa in ogni piano DMS. Il motore di approvazione è lo stesso tra i livelli; i piani superiori aggiungono funzionalità come l'integrazione DocuSign (per firme PAdES) e il reporting Power BI (per l'analisi aggregata delle approvazioni).

business
enterprise
premium
diamond
✓ Included
✓ Included
✓ Included
✓ Included

L'approvazione sequenziale è il motore centrale su ogni piano DMS. Premium e Diamond aggiungono la firma PAdES DocuSign sopra; Enterprise e superiori sbloccano il dashboard di analisi delle approvazioni Power BI.

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Funzionalità correlate

L'approvazione sequenziale è il fulcro attorno al quale ruota la fase di approvazione. Queste tre funzionalità adiacenti o si alimentano nelle approvazioni, producono prove da esse, o le estendono con la firma crittografica.

Fase 2 · Approva

Approvatori fissi

Approvatori pre- e post-flusso obbligatori per tipo di documento — i ruoli che devono sempre approvare, catturati automaticamente ogni volta.

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Fase 4 · Governa

Audit log

Ogni azione, ogni approvazione, ogni versione — registrata a nome di un utente specifico, accessibile in 30 secondi.

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Fase 3 · Pubblica

Pubblicazione PDF

Word diventa PDF immutabile nel momento in cui l'approvazione si completa — automaticamente, senza che nessuno debba decidere.

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Approfondimento

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Per chi vuole il dettaglio completo — contesto compliance, casi limite, flussi adiacenti.

+

Approvatori nominati, in ordine, con check-out automatico e un audit trail completo.

L’approvazione è il punto in cui la gestione documentale guadagna o rivela la sua debolezza. Ogni organizzazione regolamentata — e ogni organizzazione ben gestita non regolamentata — alla fine deve dimostrare chi ha approvato cosa, rispetto a quale versione, quando e su quale base. Le catene email e le firme cartacee non possono rispondere a questa domanda in modo affidabile. Un flusso di approvazione difendibile può. È la funzionalità centrale di docs365.ai.

Avviare un’approvazione

Le approvazioni vengono avviate direttamente dal documento. Dal menu contestuale della libreria, l’autore clicca su Pubblica / Auto-Approvazione e apre il dialogo di selezione degli approvatori. Per ogni approvatore, sceglie:

  • La persona. Scelta dagli utenti Microsoft 365 nel tenant — cercata per nome o email. Gli ospiti esterni possono essere inclusi se il sito è configurato per consentire la condivisione con ospiti.
  • Il ruolo. Approvatore, revisore, editor, auditor, supervisore — o qualsiasi ruolo personalizzato che l’organizzazione definisce. I ruoli appaiono nell’email dell’approvatore e nell’audit log.
  • L’ordine. Gli approvatori vengono contattati dall’alto verso il basso nell’ordine in cui sono elencati.

L’autore può aggiungere un oggetto email, una nota di testo libero e qualsiasi contesto specifico del documento prima di avviare.

Sequenziale, non parallelo

Questa è la decisione architettonica importante. Le approvazioni si eseguono sequenzialmente — il prossimo approvatore viene notificato solo quando il precedente approva. Se un approvatore precedente rifiuta, gli approvatori successivi non vengono mai contattati e il documento torna all’autore.

Perché sequenziale? Perché le prove di audit sono più chiare quando la catena è ordinata. Se il Quality Manager approva, e poi Regulatory Affairs esamina il documento specificamente sulla base dell’approvazione del Quality Manager, quella dipendenza è preservata nell’audit trail. L’approvazione parallela — dove tutti vengono notificati contemporaneamente — collassa quella dipendenza e rende le prove più difficili da interpretare in seguito.

L’esperienza dell’approvatore

Ogni approvatore riceve una email quando è il suo turno. L’email contiene:

  • Il nome del documento e il codice di protocollo.
  • I metadati chiave (autore, data di efficacia, tipo di documento).
  • Un link che apre il documento in modalità di sola lettura in SharePoint.
  • Pulsanti Approva / Rifiuta.
  • Un campo per i commenti.

Gli approvatori non devono accedere a nessuna applicazione speciale. Il link apre il file nello stesso ambiente SharePoint che già usano. Se approvano, il flusso avanza automaticamente. Se rifiutano, il documento torna all’autore con il commento.

Check-out automatico durante l’approvazione

Nel momento in cui viene avviato un flusso di approvazione, il documento viene automaticamente estratto. Nessuna modifica è possibile fino al completamento del flusso. L’approvazione si applica quindi a una versione specifica e non ambigua — l’approvazione di un approvatore precedente non può essere invalidata da qualcuno che modifica il documento in seguito.

Questa proprietà di integrità conta per ogni framework di audit. ISO 9001 si aspetta che il documento approvato sia il documento che è stato effettivamente revisionato. 21 CFR Part 11 rende questa aspettativa esplicita. Il meccanismo di check-out la impone per default.

Cosa cattura l’audit log

Ogni evento di approvazione viene scritto nell’audit log del documento con:

  • Chi — utente Microsoft Entra (Azure AD) nominato.
  • Cosa — approvato, rifiutato, reinviato, riassegnato.
  • Quando — timestamp al minuto.
  • Rispetto a quale versione — l’esatta versione minore in revisione in quel momento.
  • In quale ruolo — approvatore, revisore, editor, auditor, supervisore.
  • Quali commenti — qualsiasi testo lasciato durante l’approvazione.

Il log è accessibile dal menu contestuale del documento — Audit. Non è richiesta una console di amministrazione separata.

Approvatori fissi per tipo di documento

Per i tipi di documento che richiedono sempre la stessa approvazione — il Quality Manager su ogni SOP, il Direttore IT su ogni policy di sicurezza, il CFO su ogni contratto — gli approvatori fissi possono essere configurati a livello del tipo di documento. Quando un autore avvia un flusso di approvazione su quel tipo di documento, gli approvatori fissi vengono inseriti automaticamente. L’autore non li dimentica mai; il sistema impone il default.

Passaggio a DocuSign per firme vincolanti

Per i tipi di documento che richiedono una firma legalmente vincolante (contratti, NDA, invii normativi), il flusso di approvazione passa a DocuSign nell’ultimo passo. È supportata la firma elettronica PAdES semplice o PAdES avanzata. Il PDF firmato torna alla libreria con la cronologia di approvazione e firma intatta.

Cosa previene questa funzionalità

  • Documenti bloccati dalla firma. Il CEO che aspetta tre settimane per un contratto. Il responsabile della conformità che scopre che un’approvazione non è mai stata formalmente catturata. Il rilievo di audit che dice “nessuna prova di approvazione.”
  • Stato di approvazione ambiguo. “Pensavo che legal avesse approvato” vs. “Ho approvato solo la versione precedente” — l’audit log e il meccanismo di check-out rimuovono l’ambiguità.
  • Deriva della lista degli approvatori. Senza approvatori fissi, il Quality Manager viene aggiunto alla catena solo quando qualcuno se lo ricorda. Con gli approvatori fissi, il Quality Manager è sempre nella catena per default.

Funzionalità correlate

Fase del ciclo di vita: Approvare →

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