FAQ / Funzionalità

Possiamo usare la nostra libreria SharePoint esistente?

Sì. Il livello active-lifecycle si distribuisce sopra le librerie SharePoint che hai già — le librerie esistenti diventano librerie governate. Non migri in una nuova posizione di archiviazione; il livello di governance si attacca dove vivono già i tuoi documenti.

Come si collega il livello

Durante l’implementazione, configuriamo il livello active-lifecycle per governare librerie di documenti SharePoint specifiche. Le librerie stesse non si spostano. I documenti al loro interno rimangono dove sono sempre stati. Ciò che cambia è il comportamento di governance applicato sopra — i template diventano obbligatori, le approvazioni diventano strutturate, gli audit log si collegano a ciascun documento.

Cosa succede al contenuto esistente

Documenti esistenti in quelle librerie. Per impostazione predefinita, i documenti esistenti continuano a essere accessibili e utilizzabili. Possono essere portati nella governance active-lifecycle individualmente (assegnati proprietari, revisionati, dotati di date di scadenza) oppure lasciati in uno stato “legacy” che è visibile ma non ancora governato.

Metadati esistenti. Le colonne SharePoint che già esistono diventano disponibili per il livello di governance. Spesso aggiungiamo nuove colonne (codice protocollo, tipo di documento, data di scadenza) ma non rimuoviamo quelle esistenti.

Permessi esistenti. Il modello di permessi SharePoint viene preservato. Non lo sostituiamo.

Quando conviene una nuova libreria

A volte consigliamo di creare una nuova libreria governata anziché ristrutturare una esistente:

  • La libreria esistente contiene migliaia di documenti non controllati che richiederebbero più tempo da valutare che da archiviare.
  • La libreria esistente ha metadati incoerenti che non vale la pena ripulire.
  • Il cambiamento organizzativo vuole una libreria a slate pulito che segnali “questa è la libreria governata per il futuro”.

In questi casi, creiamo una nuova libreria, migramo i documenti critici da quella vecchia e archiviamo quella vecchia in stato di sola lettura per scopi di recupero audit.

Raccomandazione pratica

Iniziate esaminando le vostre librerie esistenti. Per le librerie che hanno una struttura ragionevole e contengono documenti importanti, la ristrutturazione è solitamente la scelta giusta. Per le librerie caotiche e piene di contenuti a basso valore, un nuovo inizio con migrazione selettiva è più pulito.

Analizzeremo la vostra situazione specifica durante l’assessment di implementazione.

Funzionalità correlate

Template documentali

Ogni documento parte da un template controllato e approvato — la coerenza è integrata fin dal primo tasto.

Metadati personalizzati

Ogni documento porta gli attributi di cui si preoccupa la tua organizzazione — ricercabili, filtrabili, governabili.

Altro in Funzionalità

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Possiamo personalizzare il flusso di approvazione?

Sì, all'interno del modello di esecuzione sequenziale. Puoi configurare il numero di passi, quale ruolo si trova in ogni passo, approvatori fissi vs variabili, e se un passo richiede la firma PAdES. Non supportiamo flussi paralleli, basati su stati o con salto condizionale — per scelta, a tutela della difendibilità della conformità.

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Quali formati di file sono supportati?

Word (authoring principale + PDF automatico alla pubblicazione), PowerPoint, Excel e PDF — tutti supportati end-to-end. I formati binari legacy (.doc, .xls, .ppt) vengono convertiti durante la migrazione. CAD, engineering e formati specializzati vivono nei sistemi progettati per loro con riferimenti incrociati dal DMS.

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