Possiamo personalizzare il flusso di approvazione?

Cosa potete configurare

Per ogni tipo di documento:

• Numero di passi di approvazione — tipicamente 2-6; tecnicamente nessun limite rigido.
• Composizione del passo — quali approvatori sono fissi (obbligatori) vs variabili (l’autore sceglie). Gli approvatori fissi sono tipicamente Qualità, Legale, Direttore Medico, ecc. — ruoli che devono sempre approvare quel tipo di documento.
• Sequenza degli approvatori — i passi si eseguono uno alla volta, nell’ordine definito. Nessuna diramazione; nessun salto; nessun parallelo.
• Passi di firma PAdES — contrassegnate passi specifici come firmati via DocuSign (semplice o avanzato) quando è richiesto il binding crittografico.
• Comportamento di blocco del documento — il check-out automatico durante il flusso è attivo per impostazione predefinita; per tipi di documento specifici dove la modifica continua ha valore, può essere configurato come disattivato.
• Gestione del rifiuto — se il rifiuto restituisce il documento all’autore per la revisione o blocca il flusso senza ritorno automatico.

Cosa non supportiamo intenzionalmente

• Approvazione parallela — più approvatori notificati simultaneamente, tutti devono approvare. Più difficile da difendere all’audit perché la storia dell‘“ordine delle approvazioni” diventa ambigua.
• Any-of-N (“un quality manager dal pool approva”). Indebolisce l’attribuzione alla persona nominata.
• Flussi di lavoro basati su stati — documenti che transitano attraverso stati tramite percorsi multipli. Difficili da ricostruire per i revisori.
• Salto condizionale — “salta la revisione Legale se il valore del documento è inferiore a €10k”. Introduce eccezioni di policy nel flusso di lavoro difficili da difendere.

Queste omissioni sono deliberate. Ognuna è allettante da progettare per l’efficienza; ognuna indebolisce la difendibilità dell’audit. Il sequenziale-only è il pattern sicuro per la conformità. Vedi la guida pillar sui flussi di approvazione per l’argomento completo.

Implicazione pratica

“Possiamo personalizzare il flusso di approvazione” di solito ottiene un sì. Il seguito “possiamo avere approvatori paralleli per accelerare i tempi” ottiene un no di principio. Se il vostro flusso di lavoro attuale dipende da pattern paralleli o basati su stati, la migrazione sequenziale è di solito il 20% più lenta per approvazione ma produce prove di audit significativamente migliori. Per i contesti regolamentati, il compromesso vale quasi sempre.