Archiviazione

Le versioni superate lasciano la vista attiva ma rimangono parte del registro permanente.

Quando viene approvata e pubblicata una nuova versione maggiore di una policy, la versione precedente non scompare — e non dovrebbe. Un auditor potrebbe chiedere della versione in vigore due anni fa. Un legal hold potrebbe risalire a cinque anni fa. Una revisione del management potrebbe confrontare come una procedura si è evoluta in quattro revisioni. L’archivio è dove vive quella storia.

Archiviare, non eliminare

Quando viene pubblicata una nuova versione, quella superata si sposta automaticamente nell’archivio. Smette di apparire nell’area pubblica — gli utenti finali non la vedono più e non possono agire accidentalmente su di essa — ma rimane conservata e recuperabile. L’archivio è una libreria SharePoint dedicata con accesso controllato: conformità, qualità e proprietari dei documenti possono accedervi; gli utenti finali ordinari non possono.

Questo corrisponde alla clausola 8.5.3 di ISO 9001 (“controllo dei documenti obsoleti”): le versioni obsolete devono essere controllate per prevenire il loro uso non intenzionale, ma conservate quando la conoscenza o gli obblighi legali di conservazione lo richiedono.

Cosa viene archiviato

• Versioni maggiori superate di ogni documento, insieme alla cronologia delle versioni minori che ha preceduto ciascuna.
• Documenti ritirati — documenti che il proprietario ha deciso non siano più applicabili. Il motivo del ritiro viene catturato nell’audit log.
• Metadati storici — lo stato dei metadati al momento dell’archiviazione, non solo il file del documento.

Ogni elemento archiviato conserva il suo audit log completo. Il percorso di recupero — documento, versione, log — funziona per il contenuto archiviato esattamente come funziona per il contenuto attivo.

Recupero per audit e indagini

Un auditor chiede della versione di una SOP specifica in vigore in una data specifica due anni fa. Un responsabile della conformità:

1. Apre la libreria archivio.
2. Cerca per codice di protocollo o nome del documento.
3. Filtra per intervallo di date o numero di versione.
4. Apre la versione esatta richiesta, con il suo audit log allegato.

L’intero recupero è una questione di pochi clic, non un progetto di archeologia. Per i settori regolamentati dove “produrre il documento così com’esisteva in questa data” è una richiesta di routine, questa è la capacità operativa che rende la richiesta rispondibile.

Conservazione — controllata dal cliente

Quanto a lungo l’archivio mantiene il contenuto è una decisione del cliente, non un’imposizione del prodotto. Pattern tipici:

• Conservazione indefinita per policy, SOP e record regolamentati — il default per la maggior parte dei clienti orientati alla conformità.
• Basata sul periodo di conservazione per documenti governati da pianificazioni di conservazione specifiche (minimizzazione dei dati GDPR, regole di conservazione dei record specifiche del settore).
• Override di legal hold per preservare documenti specifici oltre la loro normale conservazione quando lo richiedono contenziosi o indagini.

Le policy di conservazione di Microsoft Purview a livello di tenant operano accanto all’archivio. L’archivio è il meccanismo del prodotto per il controllo delle versioni obsolete; Purview è il meccanismo del tenant per la policy più ampia di records management. I due livelli coesistono.

Cosa vede l’utente finale

Gli utenti finali vedono solo la versione approvata corrente nell’area pubblica. Non possono navigare nell’archivio; non possono aprire accidentalmente una policy superata. Se hanno bisogno di contesto storico, lo chiedono al proprietario del documento o al team di qualità, che possono recuperarlo. Questa separazione degli accessi è ciò che rende “archiviare, non eliminare” sicuro in pratica — il contenuto obsoleto è preservato per le persone che ne hanno bisogno, non esposto alle persone che potrebbero usarlo male.

Cosa previene questa funzionalità

• Perdita di storia per pressioni di pulizia. Le unità condivise si accumulano, poi vengono periodicamente svuotate; le versioni critiche scompaiono. L’archivio è strutturato, quindi la pulizia non significa perdita.
• Uso accidentale di versioni obsolete. Le versioni superate non si trovano nell’area pubblica; gli utenti finali semplicemente non possono agire su di esse per sbaglio.
• “Non riusciamo a trovare la versione del 2023” durante gli audit. L’archivio è la risposta.

Funzionalità correlate

• Versioning — ogni versione che entra nell’archivio è preservata con piena fedeltà.
• Audit log — gli eventi di archiviazione vengono registrati come ogni altro evento del ciclo di vita.
• Approvazione sequenziale — l’evento che attiva l’archiviazione automatica della versione precedente.

Fase del ciclo di vita: Governare →