Funzionalità / Fase 2 · Approva

Integrazione firma elettronica DocuSign

Firme PAdES — semplici e avanzate — crittograficamente vincolate al PDF approvato, all'interno dello stesso flusso di approvazione.

Alcuni documenti non hanno solo bisogno di essere approvati — hanno bisogno di essere firmati con una firma che regge in tribunale, in un'ispezione normativa o in una controversia contrattuale. Il flusso di approvazione cattura 'chi ha cliccato Approva'; una firma elettronica aggiunge la prova crittografica che la persona nominata ha autorizzato l'esatto PDF consegnato. docs365.ai si integra nativamente con DocuSign, quindi puoi aggiungere la firma PAdES a qualsiasi passo di approvazione — firme semplici per contesti di routine, firme avanzate per quelli ad alta assurance.

Fase 2 · Approva Business: Add-on (€2,150/yr) Enterprise: Add-on (€2,150/yr) Premium: Included Diamond: Included
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In sintesi

Cosa ottieni

Il valore dell'integrazione DocuSign è in quattro comportamenti specifici: è nativa al flusso di approvazione (non un invio separato), supporta sia i livelli PAdES semplice che avanzato, vincola la firma al PDF crittograficamente e il PDF firmato torna in SharePoint con la firma intatta.

Binding crittografico PAdES

Ogni firma è crittograficamente vincolata al PDF — qualsiasi modifica successiva invalida la firma.

Livelli Semplice e Avanzato

PAdES Semplice per la firma di routine, PAdES Avanzata (con verifica dell'identità) per contesti ad alta assurance.

Nativa al flusso di approvazione

Nessun passo separato 'invia a DocuSign' — la firma è un tipo di passo di approvazione, proprio come una normale approvazione.

PDF firmato di ritorno in SharePoint

Il PDF crittograficamente firmato torna nella libreria come versione autorevole — DocuSign è il meccanismo, non l'archivio.

Come funziona

Dal passo di approvazione al PDF firmato

DocuSign si colloca tra il flusso di approvazione e la pubblicazione finale. Quando un passo di approvazione è configurato come 'firma richiesta', l'approvatore viene instradato attraverso la cerimonia di firma DocuSign invece del normale flusso con pulsante di approvazione — e il PDF firmato PAdES torna a SharePoint come versione approvata.

1

Configura il passo di approvazione come 'firma richiesta'

Durante la configurazione del flusso, l'autore contrassegna passi specifici come richiedenti la firma DocuSign (semplice o avanzata).

2

L'approvatore viene instradato a DocuSign

Quando arriva il loro passo, il firmatario clicca il link DocuSign nella sua email e passa attraverso la cerimonia di firma.

3

L'identità viene verificata (livello Avanzato)

Per PAdES Avanzata, DocuSign esegue la verifica dell'identità — codice SMS, documento d'identità o metodi più robusti.

4

Il PDF firmato torna a SharePoint

DocuSign vincola la firma al PDF crittograficamente e lo restituisce; il DMS lo pubblica come versione approvata.

Prima / dopo

Cosa cambia con questa funzionalità

I fallimenti di conformità che spingono i clienti ad aggiungere firme elettroniche sono specifici: firme che possono essere ripudiate, firme non vincolate crittograficamente al documento, PDF firmati che vivono in un sistema esterno e derivano dalla versione autorevole. L'integrazione DocuSign è progettata per prevenire ognuno di essi.

Senza
Con intranet.ai
✗ Documenti firmati conservati solo in DocuSign, separati dal sistema di gestione documentale — due fonti di verità
✓ Il PDF firmato vive in SharePoint come versione autorevole; DocuSign è solo la cerimonia di firma
✗ Firme che possono essere ripudiate perché sono solo nome + timestamp in un log
✓ Il binding crittografico PAdES rende il ripudio tecnicamente implausibile; la matematica è la difesa
✗ Il flusso di firma è separato dal flusso di approvazione — doppio overhead, doppie opportunità di deriva
✓ La firma è un tipo di passo di approvazione — un flusso, un trail di prove, un audit log
✗ Firme semplici usate dove sono richieste le avanzate (o viceversa); livelli di assurance inconsistenti
✓ Ogni passo sceglie il livello (semplice o avanzato) appropriato al tipo di documento e alla normativa

Disponibilità

Disponibilità per piano

DocuSign è **incluso** nei piani **Premium** e **Diamond**. Su **Business** e **Enterprise** è disponibile come add-on a pagamento a €2.150/anno. I clienti che hanno già un account DocuSign possono collegarlo; i clienti senza ne ottengono uno come parte dell'onboarding Premium/Diamond.

business
enterprise
premium
diamond
✓ Add-on (€2,150/yr)
✓ Add-on (€2,150/yr)
✓ Included
✓ Included

DocuSign è incluso nei piani Premium e Diamond, e disponibile come add-on a pagamento su Business e Enterprise a €2.150/anno. CAdES, firma elettronica qualificata e modalità di firma specifiche AGID non sono supportati.

Continua ad esplorare

Funzionalità correlate

DocuSign si inserisce nel flusso di approvazione accanto all'approvazione sequenziale e alla pubblicazione PDF, e ogni evento di firma viene catturato nell'audit log. Queste tre pagine completano il quadro del workflow relativo alla firma.

Fase 2 · Approva

Approvazione sequenziale

Approvatori nominati, in ordine definito, con routing basato sui ruoli — ogni passo registrato, ogni versione collegata alle approvazioni che l'hanno prodotta.

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Fase 3 · Pubblica

Pubblicazione PDF

Word diventa PDF immutabile nel momento in cui l'approvazione si completa — automaticamente, senza che nessuno debba decidere.

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Fase 4 · Governa

Audit log

Ogni azione, ogni approvazione, ogni versione — registrata a nome di un utente specifico, accessibile in 30 secondi.

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Approfondimento

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Per chi vuole il dettaglio completo — contesto compliance, casi limite, flussi adiacenti.

+

Dall’approvazione sequenziale a una firma legalmente vincolante in un unico workflow.

Alcuni documenti necessitano di approvazione interna. Alcuni documenti necessitano di una firma legalmente vincolante. La distinzione conta: il riconoscimento di una policy interna è diverso da un contratto firmato con una controparte, e fingere il contrario è come le organizzazioni finiscono con accordi controversi o rilievi normativi. docs365.ai copre entrambi — approvazione interna attraverso il workflow nativo, e firma vincolante attraverso l’integrazione DocuSign.

Quando DocuSign subentra

Il passaggio a DocuSign avviene alla fine del flusso di approvazione, non nel mezzo. La sequenza tipica:

  1. L’autore crea il documento (dal template, codice di protocollo popolato).
  2. Approvazione interna sequenziale — Quality Manager, Consulente Legale, chiunque il tipo di documento richieda.
  3. L’ultimo approvatore firma. L’ultimo passo del flusso, configurato a livello del tipo di documento, instrada il documento a DocuSign.
  4. DocuSign gestisce il passo della firma — identificazione del firmatario, l’evento di firma effettivo, applicazione della firma.
  5. Il PDF firmato torna alla libreria con la cronologia di approvazione e firma intatta.

Quindi per i documenti che necessitano solo di approvazione interna, DocuSign non viene mai coinvolto. Per i documenti che necessitano di esecuzione vincolante, il passaggio è automatico — nessun passo separato “invia a DocuSign”.

Formati di firma supportati

Supportiamo la firma elettronica semplice PAdES e la firma elettronica avanzata PAdES tramite DocuSign.

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) è lo standard di firma specifico per PDF definito da ETSI. La firma è incorporata nel file PDF crittograficamente — la firma e il documento sono un unico artefatto. Questo è il formato che supportiamo.

Firma elettronica semplice — il livello base di firma elettronica. L’identità del firmatario viene stabilita dalla verifica email o un meccanismo simile. Adatto per la maggior parte dei contratti aziendali, NDA, riconoscimenti di policy interne.

Firma elettronica avanzata — aggiunge una verifica dell’identità più rigorosa (autenticazione SMS, autenticazione basata sulla conoscenza, verifica del documento d’identità) e un certificato di firma con garanzie di integrità aggiuntive. Adatto per documenti di maggiore importanza dove la firma elettronica base non è sufficiente.

Cosa non supportiamo — e perché conta

Non supportiamo:

  • CAdES (formato busta .p7m). CAdES è comunemente usato per firmare artefatti non-PDF (immagini, file Excel) in alcuni contesti europei. I clienti che necessitano di CAdES per tipi di documento specifici mantengono un workflow di firma parallelo per quei documenti.
  • Firme elettroniche qualificate (QES) sotto eIDAS — il livello SPID, token verificato da identità richiesto per alcuni contesti normativi. DocuSign offre QES in alcune giurisdizioni, ma non fa parte del nostro flusso integrato.

Essere espliciti su questo conta: se il tuo caso d’uso richiede CAdES o QES, avrai bisogno di un workflow di firma parallelo per quei documenti specifici. Per la maggior parte delle esigenze di firma elettronica aziendale, PAdES semplice e avanzata coprono il terreno.

Cosa cattura l’audit trail

Ogni evento di firma viene registrato. Il log cattura:

  • Chi ha firmato — l’identità del firmatario come verificata dal processo di firma di DocuSign.
  • Quando — timestamp al minuto, con timestamp fidato dall’infrastruttura di DocuSign.
  • Cosa hanno firmato — il PDF specifico, con la firma crittograficamente vincolata a quel documento.
  • Con quale autenticazione — semplice, avanzata e qualsiasi verifica aggiuntiva applicata.
  • La cronologia completa dell’approvazione interna — le approvazioni sequenziali che hanno preceduto la firma sono preservate sul documento restituito.

Per i contesti normativi (21 CFR Part 11, sorveglianza ISO 9001), questo trail combinato approvazione-più-firma è l’artefatto di prova.

Licenze — chi ha accesso a DocuSign

DocuSign è disponibile in tre modi:

  • Incluso nel piano Premium.
  • Add-on a €2.150/anno sui piani Business, Enterprise e Diamond.
  • Non separato — i clienti non possono aggiungere l’integrazione senza anche licenziare il prodotto.

Per le organizzazioni che attualmente non usano DocuSign, aggiungerlo richiede acquisto su entrambi i lati — l’add-on intranet.ai e un abbonamento DocuSign. Per le organizzazioni che già eseguono DocuSign, l’integrazione collega il loro tenant DocuSign esistente nel flusso di approvazione del prodotto.

Quando instradare un documento attraverso DocuSign (e quando saltarlo)

Instrada attraverso DocuSign quando:

  • Il documento sarà controfirmato da una parte esterna (cliente, fornitore, partner).
  • Il documento necessita di una firma legalmente vincolante sotto la legge contrattuale.
  • Le prove normative richiedono l’attribuzione a un firmatario con identità verificata.
  • La policy interna richiede firma (vs. riconoscimento) per tipi di documento specifici.

Salta DocuSign quando:

  • Il documento è una procedura o policy interna che richiede solo riconoscimento.
  • L’approvazione sequenziale + audit log è sufficiente per il framework di conformità.
  • L’uso del documento non richiede prove di firma (es. revisioni di istruzione di lavoro per officina).

La configurazione del tipo di documento determina il routing predefinito; l’autore può instradare documenti individuali diversamente quando necessario.

Funzionalità correlate

Fase del ciclo di vita: Approvare →

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